Software gestionale destinato agli archivi d’artista
Il progetto del software è stato curato da Alessandra Donati (docente di legislazione del mercato dell’arte e avvocato), Roberto Ammendola (dottore commercialista e revisore legale in Milano) ed Elisabetta Modena (storica dell’arte e curatrice). Consulenza di CBA Studio Legale e Tributario – Art Law Practice.
Oltre ai curatori del software prenderanno parte alla presentazione anche: Alvise Di Canossa (Presidente Arterìa – Art Defender), Italo Carli (Direttore Generale di AXA Art Italia), Filippo Tibertelli De Pisis (Presidente AitArt).
Il software gestisce e semplifica tutte le operatività correnti e istituzionali di un archivio d’artista a differenza dei principali prodotti in uso, che consentono solo la gestione del catalogo delle opere e la loro pubblicazione online.
L’archivio d’artista è una realtà sempre più presente e significativa nel sistema dell’arte contemporanea: come assume l’Associazione Italiana Archivi d’Artista, esso è un “ente culturale dinamico, impegnato costantemente nell'aggiornamento e nell'organizzazione e conservazione delle tracce della vita e della personalità di un artista e ne promuove la conoscenza della figura e dell'opera”.
Archy Art nasce dalla constatazione della problematicità e dell’incertezza gestionale, contabile e amministrativa in cui spesso si trova l’archivio d’artista, una realtà relativamente recente spesso gestita dall’artista stesso o dagli eredi e intermediari avvalendosi di un numero limitato di collaboratori. A causa della sua attività intermedia tra conservazione, ricerca e mercato, l’archivio d’artista si pone innanzitutto come luogo primo di tutela della memoria dell’artista e di garante in un sistema che vede come attori protagonisti case d’asta, galleristi, collezionisti, ricercatori, pubblico e musei. Anche per questo motivo una delle attività in cui l’archivio è principalmente impegnato è quello della redazione del catalogo ragionato.
Il software Archy Art ha lo scopo di:
· Supportare chi lavora all’archivio fornendo gli strumenti utili a perseguire il fine principale di queste realtà: promuovere la conoscenza degli artisti e del loro lavoro;
· Facilitare le attività quotidiane degli archivi;
· Tutelare l’archivio d’artista rispetto al mercato;
· Garantire trasparenza e tracciabilità delle attività;
· Conservare la documentazione prodotta;
· Aiutare l’archivio a interfacciarsi con istituzioni pubbliche e private nelle attività quotidiane.
Nello specifico il software presenta moduli di gestione organizzativa pensati per diverse forme statutarie dell’archivio d’artista (associazione, fondazione, comitato, trust, società benefit e archivio in forma individuale). Secondariamente, propone moduli e protocolli per la gestione amministrativa e contabile delle attività, anche commerciali, degli archivi supportate dai relativi modelli contrattuali, come ad esempio, il contratto di prestito per mostre, di comodato a lungo termine, di compravendita, di donazione di opere, anche di modico valore, o di cessione dei diritti d’autore nonché dalle necessarie modelli di informativa per gli adempimenti privacy.
Una sezione fondamentale è dedicata alle attività del comitato per le autentiche e agli adempimenti documentali previsti (verbali, procedure, moduli per presa in carico dell’opera, contratto per la valutazione dell’opera, avvisi di riunione periodica del comitato, fino al rilascio della certificazione di archiviazione o di non archiviazione).
Il software propone poi una sezione chiamata “diario dell’archivio” in cui è possibile tracciare tutte le attività storiche e presenti dell’archivio (attività di catalogazione, prestito, acquisizione, mostre, pubblicazioni, conferenze, convegni, attività didattica, ricerca, tesi), una funzionalità utile anche a semplificare le attività di comunicazione alla stampa e di gestione dei social media.
Infine il software prevede una sezione di catalogazione, con una scheda unica semplificata per tre tipologie di oggetti (opere, documenti e libri) che parte dall’imprescindibile lavoro dell’ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione) e dal modello contrattuale dei PACTA (Protocolli per l’autenticità, la cura e la tutela dell’arte contemporanea).
Archy Media può inoltre fornire supporto e consulenze in ambito legale, fiscale, amministrativo, archivistico e di catalogazione, curatoriale e di progettazione culturale, ufficio stampa, comunicazione e social media, servizi informatici e web, servizi assicurativi, logistica e trasporto opere, perizie e valutazioni, servizi editoriali e grafici grazie a una rete di professionisti del settore.
Le informazioni possono essere ulteriormente garantite da un programma Blockchain realizzato con il supporto di RMStudio del Dott. Raffaele Mazzeo implementabile nel software.
Per i collezionisti, le gallerie e altri archivi, saranno lanciati a breve i prossimi pacchetti software adeguati in relazione alle specificità che li contraddistinguono.